Cứ vào tháng tư hàng năm, các công ty lại tiếp nhận nhiều nhân viên mới, sau đó tiến hành đào tạo để trở thành nhân viên thực sự của công ty. Hầu hết nhân viên mới là sinh viên vừa tốt nghiệp vào tháng 3 năm đó nên chưa hề có kinh nghiệm. Chính vì vậy việc đào tạo nhân viên được tiến hành một cách triệt để, kèm theo nhiều quy định chặt chẽ, nhất là ở những công ty lớn có truyền thống lâu đời. Trong nền kinh tế thị trường các công ty hoạt động với mục đích sinh lợi và thông qua lợi nhuận thu được đó cống hiến cho toàn xã hội. Để duy trì mặt thống nhất của tổ chức, có ý thức vì mục đích chung và tiến hành hiệu quả các hoạt động kinh doanh, các công ty dù lớn hay nhỏ cũng ban hành rất nhiều quy định cụ thể từ cách quyết định vấn đề, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, cách thực thi cho đến đạo đức của một nhân viên, giờ làm việc, trang phục, cách ứng xử giao tiếp với khách Trong ngành sản xuất, vì phương pháp quản lý chất lượng là yếu tố quyết định uy tín đối với khách hàng nên nó được quy định đến từng chi tiết về tiêu chuẩn. Đương nhiên theo thời gian và sự thay đổi trong môi trường kinh doanh cần có sự điều chỉnh cho phù hợp, nhưng phương pháp kinh doanh và sản xuất luôn là vốn kinh nghiệm và trí tuệ quý báu được đúc kết qua quá trình lịch sử của công ty. Trong thời gian thực tập ở bộ phận chuyên trách, nhân viên mới vào được giáo dục ý tưởng và phương châm của công ty, đồng thời được chỉ bảo về những quy định đối với một nhân viên. Sau thời kỳ sinh viên tự do, đây là giai đoạn giúp nhân viên mời làm quen và có nhận thức mới như một thành viên của tổ chức theo chiều dọc trong công ty.
– Cách ứng xử qua điện thoại: Các cô ng t y N hật Bả n có q ua n đ iể m ch o r ằng các ứ ng xử qu a đ iện th oại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, điều này thậm chí còn ảnh hưởng đến cả sự thành bại trong công việc. Vì vậy, nhân viên luôn được hướng dẫn phải có ý thức rằng mình là bộ mặt của công ty khi gọi và nhận điện thoại. Khi có điện thoại gọi tới, nhân viên phải cầm máy ngay trong vòng một hoặc hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian người mình đối thoại khi họ đang bận. Việc ghi trước những điểm cần nói là cách sử dụng hiệu quả điện thoại ở nơi làm việc. Ngày nay, thư điện tử qua mạng máy tính dần dần phổ cập làm cho công việc không bị gián đoạn bởi những tiếng chuông điện thoại và có thể nhận thông tin tuỳ theo thời gian phù hợp với mình.
– Giữ đúng hẹn: Nhân viên công ty luôn được yêu cầu phải giữ đúng hẹn, tuyệt dối không để khách chờ. Việc đến trước giờ hẹn ít nhất 5 phút được coi là ý thức cơ bản đối với người đã đi làm. Hẹn qua điện thoại trước khi đến thăm một công ty được coi là phép lịch sự. Nếu vì lý do gì đó không thể đến đúng giờ hẹn thì phải gọi điện thoại trước. Tất nhiên, việc đến công ty đúng giờ là một nguyên tắc. Các nhân viên sợ bị coi là người không nghiêm túc về thời gian nên nhiều khi thậm chí phải chạy cho kịp giờ làm việc. Giao hàng cho khách theo đúng thời gian quy định cũng là một nguyên tắc bất di bất dịch. Công ty nào không kịp giao hàng đúng ngày quy định thì sẽ gây trở ngại cho khách hàng, đánh mất sự tín nhiệm và khó nhận được các đơn hàng tiếp theo. Vì vậy, các công ty Nhật phải tìm cách khắc phục tất cả mọi khó khăn để giữ đúng hẹn.
